Referenz Prozessdigitalisierung
Vom reinen Pflichtsystem zum durchgängigen Einkaufsprozess.
Das Laborinformationssystem erfüllte seit Jahren die Dokumentation, die der Gesetzgeber verlangt. Einkauf, Chargenprüfung und Rechnungsfreigabe liefen daneben, von Hand und über Zettel.
Steckbrief
MVZ Chirurgie und Labormedizin, medizinisches Labor im Klinikumfeld und Tochter eines Universitätsklinikums. Unter 100 Mitarbeitende, davon rund 20 direkt im ERP. Einkauf, Chargenprüfung und Rechnungsprüfung digitalisiert und angebunden.
- Bestellung, Chargenprüfung, Rechnungsprüfung und Übergabe hängen erstmals in einem Prozess zusammen.
- Eine automatisch erzeugte und im System freigegebene E-Mail ersetzt den Papier- und Mailverkehr.
- Keine Nacherfassung mehr, die Rechnungsdaten laufen direkt an das Universitätsklinikum.
Quelle: Ascentra Solutions, Projekt beim MVZ Chirurgie und Labormedizin
Ausgangslage
Das Laborinformationssystem lief seit Jahren, genutzt wurde es für eine Sache: die Dokumentation, die der Gesetzgeber verlangt. Einkauf, Chargenprüfung und Rechnungsfreigabe liefen daneben, von Hand und über Zettel. Jeder Schritt hing an einer Person und an einem Beleg.
Dazu kamen zwei Erschwernisse. Die Rechnungsdaten mussten am Ende im Universitätsklinikum ankommen, ein neuer Prozess durfte also nicht an der eigenen Systemgrenze enden. Und der Handbetrieb funktionierte gut genug, dass niemand einen zwingenden Grund zur Änderung spürte.
Vorgehen
- Start bei der Warenbewegung, also bei dem, was täglich Handarbeit kostete: Einkauf und Chargenprüfung.
- Bestellung, Chargenprüfung und Rechnungsprüfung zu einer durchgehenden Kette verbunden und sämtliche Freigaben automatisiert.
- Das Universitätsklinikum direkt angebunden, für die Rückgabe der Rechnungsdaten.
- Den vielstufigen, papierbasierten Freigabelauf auf eine automatisch erzeugte und im System freigegebene E-Mail reduziert.
- Ergänzt um die Nachverfolgung von Geräten und Schlüsseln, einschließlich der Ausgabe an Personen.
- Den nächsten Schritt entschieden: Belegerfassung komplett per Scan.
Ergebnis
Das MVZ sieht an einer Stelle, was bestellt, geprüft und bezahlt wurde. Die Mutter bekommt ihre Zahlen, ohne dass sie jemand ein zweites Mal eintippt. Aus einem System, das nur die Pflicht erfüllte, ist das System geworden, in dem Einkauf, Bestandsführung und Verbrauch tatsächlich stattfinden.
Wir haben uns viele spezialisierte Beratungshäuser angesehen. Überzeugt hat uns, dass Ascentra Solutions die Technik beherrscht und trotzdem versteht, wie bei uns gearbeitet wird. Warenwirtschaft und Einkauf laufen heute digital und nicht mehr auf Papier.
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